Outlook で最低限初期設定しておきたい項目

Microsoft 365 を使う場合、メールクライアントは Outlook を使う場合が多いと思います。

その際に初めに設定しておいたほうがよい項目をまとめてみました。

Outlook の設定いろいろ

初めに、Microsoft 365 で使う Outlook には以下の2つの使い方があります。

• PC にインストールしてつかう「Outlook for PC」
• Web ブラウザ上で使う「Outlook on the web」

ここでは両方のアプリケーションのそれぞれの設定をご紹介します。

Outlook for PC の設定

設定画面の表示

Outlook for PC を起動したら、[ファイル] タブ → [オプション] の順にクリックします。

1/4 「メール」の設定

• メッセージの作成
  • 「次の形式でメッセージを作成する」… テキスト形式
    • 今どきHTML形式でもよいのですが、トラブルを少なくするにはテキスト形式がおすすめです。
  • メッセージの署名を作成または変更します。
    • 署名はここで作成します。
      新規作成時と返信/転送時と、署名のテンプレートを細かく設定できます。
• Outlook ウィンドウ
  • 閲覧ウィンドウの使用時にアイテムを開封済みとしてマークする方法を設定します。
    • 次の時間閲覧ウィンドウで表示すると・・・ … オンにし、5秒に設定
    • 閲覧ウィンドウでの表示が・・・ … オフ
• 返信/転送
  • メッセージに返信するとき … 元のメッセージの行頭にインデント記号を挿入する
  • メッセージを転送するとき … 元のメッセージを添付する
• メッセージの保存
  • Unicode 形式を使用する … オン ※文字化け対策で重要！
• メッセージの送信
  • メッセージの送信前に宛先を確認する … オン
• メッセージ形式
  • 指定の文字数で自動的に文字列を折り返す … 詳細な解説はこちら
    • メッセージを意図しないところで改行されないようにするための重要な設定です。デフォルトではすぐに改行されてしまうように設定されています。予期せぬトラブルを回避するためにもなるべく一行を長くしておくことをおすすめします。

2/4 「予定表」の設定

• 稼働時間
  • 新しい予定と会議の既定の長さ … 1時間 ※ご自身のよくある予定に合わせて
  • アラームの既定値 … 2時間 ※ご自身がリマインドされたい時間に合わせて
  • 組織外に会議出席依頼を送信するときは iCalendar 形式を使用する … オン

自社の営業日、営業時間に合わせておくとよいです。

3/4 「連絡先」の設定

• 氏名と表題の表示方法
  • 氏名の表示方法 … 姓 名 ※お好みに合わせて
  • 表題の表示方法 … 姓 名 (勤務先) ※お好みに合わせて

お好みですが、日本国内での使用が多ければこんな感じがよいのではないでしょうか。

4/4 「詳細設定」の設定

• 文字設定オプション
  • 送信メッセージのエンコード方法を自動選択する … オンにし、[Unicode (UTF-8)] を選択
  • 送信する vCard のエンコード方法を自動選択する … オンにし、[Unicode (UTF-8)] を選択
  • mailto: プロトコルで UTF-8 をサポートする … オン

文字化け対策としてすべて Unicode (UTF-8) にしておいたほうがよいでしょう。

Outlook on the web の設定

参考：Thunderbird を使いたい場合

メールクライアントに Thunderbird を使う場合の設定は下記の記事を参考にしてください。
Thunderbird で最低限初期設定しておきたい項目

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