Microsoft 365 の Outlook でメールをインプレース アーカイブに自動で移動する方法

以前の投稿で Microsoft 365 の Outlook でメールをインプレース アーカイブに移動し、ユーザーメールボックスの容量を空ける方法を紹介しました。
今回はこのメールの移動作業を自動化する方法を紹介します。

※インプレース アーカイブは Outlook の画面では「オンライン アーカイブ」や「In-Place Archive」などと表示されている場合があります。

前提：インプレース アーカイブを有効にできるのは管理者のみ

インプレース アーカイブを利用するには管理者に有効化してもらう必要がありますので、自社の管理者に問い合わせましょう。

有効になっているかどうかを確認するには、Outlook のフォルダ一覧に「オンライン アーカイブ」や「In-Place Archive」などの表示を確認してください。

メールを自動でインプレース アーカイブに移動する方法

メールを自動で移動するには「アーカイブ ポリシー」を適用します。
アーカイブ ポリシーの適用は Outlook on the web で以下の手順でおこないます。

1. Outlook on the web にアクセスし、メールを自動で移動するフォルダを右クリック → [ポリシーの割り当て]
2. 「アーカイブ ポリシー」の中から最適な期間のポリシーを選択

※「移動」せずに「削除」を自動化する場合は「保持ラベル」を適用します。

適用可能なポリシーが存在しない場合

適用するポリシーが存在しない場合は以下の手順で有効にする必要があります。

1. OWA 画面右上の [⚙] アイコン → [Outlook のすべての設定を表示] をクリック
2. [メール] → [アイテム保持ポリシー] → [新しいポリシーを追加]

追加可能なポリシーに最適な期間が存在しない場合

ポリシー自体をユーザー自身が作成することはできません。

自動で移動する最適な期間のポリシーが存在しない場合はあきらめましょう。

重要：「親フォルダーのポリシーを使用」に注意

すべてのフォルダは「親フォルダーのポリシーを使用」がデフォルトになっているため、下の階層にフォルダを持つ親フォルダにポリシーを適用する場合は下層フォルダのポリシーもすべて確認しましょう。

注意：オンライン アーカイブにも容量の制限はある

インプレース￥ アーカイブにも容量の制限はあり、Business Basic プランなら 50GB です。（2021年8月時点）
ユーザーメールボックスとインプレース アーカイブの合計 100GB が一杯になることは少ないと思いますが、一杯になる前に時々削除しましょう。

または、インプレース アーカイブの容量は「Exchange Online プラン2」ライセンスを適用することで無制限にすることもできます。Exchange Online プラン2 を適用するとユーザーメールボックスの容量も 100GB に増えます。

参考

Microsoft 365 のプラン別メールボックスの容量制限は下記公式ドキュメントの通り。
Exchange Online の制限 | Microsoft Docs
Microsoft Exchange Online プランの比較

Follow me!